• Pühendusega ürituste korraldajatele

    25. jaanuar 2017

    Võib leida väga palju näpunäiteid, artikleid, lugusid ja raamatuid, kuidas üritusi korraldada. Millest aga väga ei räägita on see, kuidas ürituste korraldajana ise ellu jääda.

    Ürituse külalised ei mõtle ja ei peagi mõtlema sellele, millist taustatööd on korraldaja teinud ja kui palju vaeva näinud, et külalistel oleks hea.

    Kunagi ma korraldasin ühte suurt üritust aastas, kuid nüüd on tarvis korraldada peaaegu iga kuu mingi suur üritus. Mul on kombeks ennast jäägitult pühenduda ja veenduda, et iga pisidetail oleks paigas. See omakorda aga võib viia selleni, et põletad end ise läbi. Kunagi sattusin absoluutselt iga kord peale üritust või enne ürituse toimumise päeva haiglaravile.

    Keskendun siin sellele, et mida sa saaksid enda heaks ära teha, et mitte läbi põleda, haigeks jääda või üleliigselt muretseda ühe ürituse korraldamisel ja ürituse päeval.

    -Alati juhtub midagi, mis kõik asjad peapeale keerab. See on klassika ja selle peale ei tasu isegi närvi minna või muretseda. Mõtle, et see ongi üks osa su tööst. Lepi selliste olukordadega. Üks osa sinu tööst on „imede tegemine.“

    Panen mõned näited, mis mul juhtunud on:

    nt. peokoht teavitas kaks nädalat enne üritust, et nad kogemata rentisid kahele üritusele korraga saali välja (mainin ära, et see lahenes meie kasuks). Mõlemad üritused olid suured, ca 500-le inimesele.

    Ürituse päeval teavitasid suurte pindade (suured saalid) kujundajad, et nad jäid haigeks (mainin ära, et ka see olukord sai lahendatud).

    -Sõlmige lepingud koostööpartneritega sh esinejad, toitlustajad jms. Kõige halvem, mis juhtuda saab on see, kui ürituse päeval ei peaks kohale ilmuma õhtujuht, peaesineja, toitlustaja või muu oluline partner. See tõstab tõenäoliselt sinu stressitaseme lakke. Selleks et sellist asja vältida on lepingud hädavajalikud. Mulle meeldib ennem kõigi osapooltega kohtuda, tausta uurida ja lepingud sõlmida.

    Ma olen alati väga põhjalik selle eeltööga. Mul on juhtunud ühe korra, kus üks oluline teenusepakkuja ei saanud kohale tulla, aga ta leidis endale veelgi kuulsama ja populaarsema asendaja. Olin sõlminud lepingu ja probleeme ei tekkinud.

    -Joo vett (ja söö). See ei ole imelik, kui sa käid terve ürituse ajal veepudel käes ringi. Võin omast käest öelda, mis juhtub, kui sa unustad vett juua ürituse päeval nt. vedelikupuudus, mis minu puhul on viinud haiglaravini mitmel korral, iiveldus, pearinglus, minestushood jms. Seda punkti tuleb väga tõsiselt võtta. Kindlasti tuleks võtta aega ja süüa. Ma tean, et seda on raske teha eriti kui sul on ärevus sees, aga siinkohal ei tohi olla mitte ühtegi vabandust. Vett peab jooma ja midagi peab sööma.

    -„Ma pean kõik asjad ise üle kontrollima, sest teised ei tea, kuidas asjad käivad.“ Kui sul on selline suhtumine, siis järelikult sa ei ole leidnud häid koostööpartnereid, töötajaid või sul on endal usaldusega probleeme. Delegeerimine ja usaldamine on üliolulised, selleks et mitte ise läbi põleda. Kui oled leppinud kellegagi kokku, et see laud peab olema seal, siis usalda, et see on seal.

    Mul on ühe korra olnud probleem, kus ma esitasin ühele hotellile kõik tingimused ja detailid, mida ma soovisin ning usaldasin, et nad teevad need asjad ära, kuid kohale jõudes ei olnud see tuntud
    hotell neid asju ette valmistanud. Õnneks nad koha peal suutsid seda väga kiiresti teha ja rohkem mul pole ka ette tulnud selliseid asju.

    -Detailid. Kui sa alles alustad ürituste korraldajana, siis vahel ei pruugi sa tulla teatud asjade peale ja pead neid elementaarseks. Nt. Kindlasti räägi ürituste puhul üle, millised on lauad, kas laudadel on lauakatted ja toolidel toolikatted, millised on toolid, kuidas peaks olema ruumides laudade asetus, kes lauad valmis tõstab jne. Osad toitlustajad küsivad renti kahvli, noa, lusika ja muude lauanõude eest.

    Kindlasti ära võta midagi elementaarsena nt „ah, küll need toitlustajad seal koha peal tõstavad selle laua sinna“ või „ma loodan, et toitu jätkub, toitlustajad peaksid ise teadma“ „nad tulevad ise selle peale, et salvrätikud võiksid olla riidest ja volditud.“ Mitte miski pole elementaarne.

    Kui käia palju üritustel siis ei pane tihti tähelegi, milliste detailidega on tegeletud. Siis võib ise algaja korraldajana jääda mulje, et kõik peokohad ja kõik toitlustajad pakuvadki nii ilusti asju (toolikatted, laualinad, volditud rätikud jne). Tegelikult on kõik detailid tihti läbi räägitud ja mitte miski pole juhuslik.

    Selleks et vältida stressi või üllatusi, räägi parem iga detail koostööpartneritega läbi.

    Soovitan väga ka terve ürituse käigu läbi mängida õhtujuhi ning kõigi oluliste osapooltega. Tundub keeruline, kuid tegelikult ei ole. Ma olen seda teinud ja kindlasti soovitan, et see aitab sul kui korraldajal kindlasti ennast rahulikumalt tunda ürituse päeval.

    Ürituse päeval proovi ka ise nautida, sest kui sa oled väga palju vaeva näinud ja ette valmistanud, siis oled väärt maha istuma ja lihtsalt vaatama, millega oled hakkama saanud.

     

    Airi Freimuth
    turundusjuht