• Kuidas korraldada midagi, millest sul laias laastus õrna aimugi pole?

    10. august 2020

    Ürituste korraldajad on üldjuhul n-ö spetsialiseerunud teatud valdkonda- mõni korraldab pulmi, mõni spordiüritusi, mõni sünnipäevasid jne. Üldiselt on nii, et 1 inimene ei suuda kõikides asjades spetsialist olla ja see on normaalne.

    Minu „mängumaa“ on ametlikud üritused, viisakad üritused ja sihtgrupiks pigem müügiinimesed, vip-kliendid. Paberite järgi olen spetsialiseerunud ka diplomaatiliste ürituste korraldamisse, mille päris praktika mul siiski puudub, kuid mis minu jaoks on siiski pigem JAH tulevikus kui ei.

    Kuidagi on nii, et ühesugused inimesed tõmbavad sarnaseid enda juurde. Ma tean jah, füüsikas mitte ja öeldakse, et vastandid tõmbuvad, kuid reaalselt siiski sarnased inimesed sarnaste väärtustega saavad paremini läbi. Seega, ka mu ümber olevad inimesed on pigem spetsialiseerunud viisakate-ametlike-diplomaatiliste ürituste korraldamisele. Kõik teevadki seda südamega.

    Mis saab aga siis, kui sa pead päriselt läbi viima võistlust, üritust, päeva, konverentsi jne teemal, mis sulle südamelähedane ei ole ja millest sul halli aimugi pole? Ma olen paar korda elus sellega kokku puutunud ja see on RASKE. Paljud arvavad, et kui suudad teha ära ühe ametliku vastuvõtu, siis kindlasti oskad korraldada head spordivõistlust ka. Tegelikult see absoluutselt nii ei ole.

    • Räägi spetsialistidega, kuula palju!

    Kui sa nt korraldad jooksuvõistlust ja sa ise elus oled paar korda ainult jooksujalanõusid näinud ja arvad, et sa tead ju, kuidas üritusi korraldada, siis sa eksid. Enne üritust proovi leida üles palju antud ala esindajate murekohti, et neid leevendada, vältida või paremaks teha. Nt. spordiürituste puhul on tähtis eelkõige ausus ja (selle) kontroll ning siis kolmandaks see muu sära seal ümber.  Jah, kõikide asjade puhul ei saagi tulla vastu ja öelda, et okei teeme ära, aga paljusid jamasid saab ennetada nt avastad võistluse päeval, et jooksjatele ei ole joogivett (muidugi alati saab ennast lohutada sellega, et aga nad ju ise peavad teadma sportlastena, mis neil vaja on), kuid väikesed asjad avaldavad väga suurt mõju. (PS! Kui sa korraldad spordiüritusi, siis kirjuta meile ja me saame kindlasti veelahendusi pakkuda, meil väga hea praktika suurürituste puhul 😉). Ürituse paned sina kokku, aga spetsialistide südamekohad, oluline fookus jääb ikka kõige tähtsamaks.

     

    • Ole valmis tegema korralduses asju, mis sulle ei meeldi või mis sinu põhimõtetega 100% kokku ei käi.

    Oletame, et sa ei joo alkoholi ja pead korraldama nt. n-ö läbupeo. Minu jaoks oleks see väga väga raske ülesanne. Õnneks ma seda tegema ei pea, aga toon selle näiteks. Kui ma sellisele peole teeksin ametliku suuna, siis see oleks antud peo sihtgrupile täielik turn-off, see oleks tõenäoliselt sellele sihtgrupile demotivaator ja keegi poleks õnnelik. Kui ma tahaks tavaliselt öelda, et dresscode on pidulik, siis selle ürituse puhul ütleksin: vaba… Kõik on vaba. Minu korraldamise stiiliga see kokku ei läheks, aga see oleks tõenäoliselt selle peo edu võtmeks. Kui ma teeks siin enda stiili, oleks see pidu läbikukkunud juba eos.

    • Tagasisidega arvestamine.

    Kõige hullem, mis sa teha saad on pärast ka mitte tagasisidet arvesse võtta ja öelda, et üritus oli lõbus ju. Asjaosaliste jaoks ei ole lõbus nendega-mitte-arvestav korraldus. Jah, paljudel võib-olla on ükskõik, aga samas paljudel ei ole.  Kõigile ei saa meeldida, aga ürituste sihtgrupi arvamust võiks võtta kuulda, kui sa korraldad üritust, mis ei ole „sinu mängumaa.“ Halvemal juhul võid sa osalejaid isegi solvata nt oletame, et sa korraldad vegan üritust, aga pakud seal ka piimatooteid ajades sassi vegani ja taimetoitlase. Mul on juhtunud seda viimast, kui meie firma üritusi olen korraldanud ja tellinud 100% vegan toite osadele inimestele. Sain teada, et mõne koka arvetes on juust ja kala ka vegan. Ja sellega võib kogu su üritus olla rikutud… Siinkohal vastutan ikkagi mina kui korraldaja mitte kui köök ja kokk (osalejate silmis).

    • Naeruvääristad osalejaid.

    Tegelikult see viimane punkt kehtib iga ürituse kohta. „Sa võtad seda liiga tõsiselt,“ „See on ainult mäng,“ „Mis see siis ära pole?“ „Kas sa võiks palun normaalne olla ja mitte tagasisidet anda.“ Me kunagi ammu korraldasime võistluse, kus töötajad mõtlesid välja uusi *elemente* Ma ei hakka täpsemalt kirjeldama. Ma mäletan siiamaani, kui tõsiselt osad seda võistlust võtsid. Nende jaoks oli see väga oluline. Ma oma peas mõtlesin- vau, poleks arvanudki. Üks tiim, kes lootis võita, ei võitnud ja nad olid väga pettunud hiljem. Pettunud oli isegi vähe öeldud. Kindlasti sellisel juhul ei tohiks öelda: ära võta tõsiselt, see oli ainult mäng, saime kõik koos olla ja lõbutseda. Sina ju ise korraldad seda! Sa ju korraldad üritusi, mis loevad, mis midagi tähendavad, mis ei ole lihtsalt ajatäide. Sa korraldad asju, mis lähevad korda neile, kuigi sinu jaoks võib see olla üks-järjekordne-ettevõtmine. Osalejate jaoks mitte.
    PS! See tiim, kes ei võitnud.. nende lahenduse oleme täna juba kasutusele võtnud 😊 ja need, kes võitsid päriselt, nende lahedust me kasutasime väga lühiajaliselt ning praktikas see ei toiminud. Seega, selle mitte-võitja tiimi lahendus oligi päriselt parim ja nende tagasiside ja nördimus oli õigustatud. Seda saime teada muidugi alles tulevikus..


    Ürituste korraldamise eesmärk pole ju selles, et midagi korraldada- palun töötajad, siin on teile üritus-võistlus-motivatsioon-koolitus jne, olge tänulikud ja rõõmsad, et me midagi teeme! Nii ei saa iial mõelda. Kui midagi teha, siis hästi teha* ja arvestada enda sihtgrupiga (hästi teha ehk siis proovida võimalikult hästi teha peamisele sihtgrupile, sest alati on keegi kellele ei meeldi niikuinii).

    Airi
    Saku Läte
    Joogivesi, mis hoolib